امروزه بحث اهميت آمار و اطلاعات و حساسيت هاي موجود در خصوص صحت و کيفيت آن بر هيچ کس پوشيده نيست. آمار و اطلاعات در جوامع و سازمانهاي امروزي بعنوان قويترين ابزار مديريتي در جهت تصميم گيري، برنامه ريزي، کنترل و ارزيابي سازمان مطرح ميباشد.
متاسفانه عدم وجود آمار و اطلاعات دقيق و بهنگام در سازمانها و در سطح کلان در کل کشور باعث عدم تصميم گيري دقيق، صحيح و به موقع مديران سازمانها ميباشد. خوشبختانه در سالهاي اخير ضرورت نياز به اطلاعات آماري صحيح در سازمانها احساس شده است. سامانه "نرم افزار مديريت آمار و اطلاعات" در راستاي تحقق نياز فوق و جهت پاسخگويي به اين نياز طراحي و توليد گرديده است.
سرمايه گذاري در ايجاد و بهبود سيستم آمار هزينه کردن توسط سازمان نميباشد و ايجاد و بهبود اين سيستم ها ميتواند فوايد زيادي را در امر سياستگذاري، برنامه ريزي، تصميم گيري و رهبري و در نهايت بهبود مستمر فعاليت هاي سازمان به دنبال خواهد داشت.
همانگونه که وجود آمار و اطلاعات صحيح و به موقع و قابل اطمينان نقش حياتي در توسعه و بقاء يک سازمان ايفا ميکند عدم وجود آن ميتواند تاثيرات بسيار منفي و عوارض نامطلوبي را براي سازمان به ارمغان آورد. زيرا در صورتيکه مبناي تصميم گيري مديران سازمان بر اساس آمار و اطلاعات غلط و نادرست باشد جز تصميم گيري نادرست نتيجه ديگري حاصل نخواهد شد.
جهت دسترسي به آمار و اطلاعات صحيح و کاربردي نياز به تشکيل يک ساختار منسجم براي جمع آوري و نگهداري اطلاعات آماري سازمان ميباشد. در حال حاضر در اکثر سازمانها داده هاي خام توسط واحد آمار و اطلاعات از بخشهاي مختلف سازمان جمع آوري و در قالب تخليص داده ها و يا آمارنامه هاي ماهيانه و ساليانه منتشر ميشود. و از اين اطلاعات در توليد اطلاعات مديريتي و توليد دانش سازماني بهره اي گرفته نميشود. براي رفع اين نقيصه نياز به تدوين يک سيستم جامع آماري و استفاده از يک ابزار (نرم افزار) جهت تحقق بخشيدن به فرآيند و رفع نقيصه فوق ميباشد.
با توجه به توسعه فناوري اطلاعات و رشد فزآينده تکنولوژي اطلاعات و ارتباطات دسترسي به اطلاعات با حجم و سرعت بالا امکان ساماندهي گردش اطلاعات و آمار و تهيه فرمت هاي مناسب و فرآيندهاي لازم براي جمع آوري اطلاعات آماري توسط ابزارهاي نرم افزاري امکانپذير ميباشد.
شرکت توسعه فناوري اطلاعات شار با توجه به اهميت اين موضوع اقدام به ايجاد يک ابزار کارآمد و کارا جهت ايجاد يک فرآيند مناسب گردش آمار و اطلاعات انجام داده است. اين ابزار که بصورت يک سامانه نرم افزاري ميباشد جهت جمع آوري اطلاعات آماري از سطوح پائيني سازمان و تهيه گزارشات آماري مورد نياز براي سطوح مديريتي سازمان ميباشد.
اين سامانه شامل فرآيند ذيل ميباشد:
مرحله اول جمع آوري اطلاعات آماري سازمان از سطوح زيرين سازمان و از زير سيستم ها ميباشد. ممکن است اطلاعات توسط يک واحد سازماني، يک شرکت پيمانکاري، يک شرکت تابعه و يا يک نرم افزار تامين گردد. جهت جمع آوري اطلاعات فوق با استفاده از طراحي فرمهاي ورود اطلاعات، فراخواني وب سرويس ساير نرم افزارها و يا دريافت اطلاعات از نرم افزارها بصورت فايل xml امکانپذير است. در صورتيکه اطلاعات آماري توليد شده در سازمان در نقاط جغرافيايي مختلف پراکنده باشد با استفاده از اين سامانه جمع آوري آنها به سادگي امکانپذير است. بطور مثال در صورتيکه اطلاعات آماري بايد از مراکز استانها جمع آوري شود و در قالب گزارشات تجميعي و مقايسه استانها با يکديگر انجام شود اين کار به سادگي انجام ميشود. در واقع اطلاعات هر استان از طريق مرکز همان استان در سامانه ثبت خواهد شد و پس از تائيد مديريت استان اطلاعات در مرکز قابل رويت و استفاده خواهد بود.
پس از جمع آوري اطلاعات اين اطلاعات توسط مسئولين ذيربط بررسي و تائيد خواهد شد و با اين تائيد اطلاعات وارده شده در سيستم سنديت خواهند داشت و براي مديران قابل رويت خواهد بود.
مرحله بعدي که مهمترين مرحله کار و مشاهده خروجي و نتيجه کار است مشاهده گزارشات آماري از اطلاعات جمع آوري شده است. در واقع در اين بخش مديران سازمان و مسئولين آمار قادر خواهند بود تا بر اساس نياز سازمان گزارشات مورد نياز را به سادگي از سيستم استخراج و مشاهده نمايند. واضح است که هر سازمان با توجه به ماهيت و نيازمندي هاي سازمان و ديدگاه مديريت ارشد نياز به فرم هاي جمع آوري اطلاعات و گزارشات مورد نياز خود دارد. سيستم به نحوي طراحي شده است که امکان ساخت فرمها و گزارشات توسط مسئولين آمار سازمان به سادگي امکانپذير است.
کاربران و ذينفعان استفاده کننده از سامانه بشرح ذيل ميباشند:
-
مسئولين و پرسنل واحد آمار بعنوان متولي استفاده از سيستم در سازمان.
-
مديران ارشد و مياني جهت استفاده از اطلاعات آماري و استخراج آنها از سيستم در قالب جداول و نمودار هاي آماري و مقايسه اي.
-
پرسنل و سامانه هاي نرم افزاري جهت جمع آوري اطلاعات آماري و ورود آنها در سيستم.
اين سامانه داراي امکانات ذيل ميباشد:
-
تعريف شرکتها، سازمانها، پيمانکاران و واحد هاي سازمان در ارتباط و تعيين سطوح دسترسي هر بخش به اطلاعات
-
تعريف ساختار چارت سازماني و تعيين سطوح دسترسي به اطلاعات، فرمها و گزارشات بر اساس چارت سازماني
-
تعريف فيلدها و اقلام اطلاعاتي
-
تعريف فرمهاي ورود اطلاعات آماري
-
تعيين سطوح دسترسي به فرمها و فيلدها
-
تعريف گزارشات خروجي و جداول و نمودارهاي آماري خروجي
-
تعريف دوره هاي ورود اطلاعات
-
ورود اطلاعات طي دوره هاي تعريف شده و فعال در سيستم
-
گزارشات آماري مقايسه اي جهت مقايسه اطلاعات بين دوره هاي مختلف
-
تهيه انواع گزارشات خروجي بصورت جدولي يا دسته بندي بر اساس اقلام اطلاعاتي (Pivot)
-
مقايسه يک قلم آماري با مقدار مشابه در دوره قبل، دوره مشابه سال قبل، تجمعي از ابتداي سال تا دوره قبل و ساير موارد.
-
تهيه نمودارهاي آماري و مقايسه با دوره قبل، سال قبل، تجمعي و ...
-
تعريف رده هاي موضوعي و تعريف فرمهاي ورود اطلاعات و گزارشات در رده هاي موضوعي.
-
تنظيم انواع فرمت خروجي گزارشات با فرمت دلخواه مانند تنظيم فونت، سايز، رنگ، فرمت نمايش، طول و عرض ستونها و ساير موارد مشابه اينها.
-
تهيه انواع فرمتهاي خروجي از گزارشات مانند اکسل، xml ، pdf و ...
-
استفاده از ستونهاي محاسباتي و محاسبه مقدار يک ستون بر اساس ساير ستونها در گزارش.
-
ذخيره سازي گزارشات مورد نياز دوره هاي مشخص بصورت ثابت (Snapshot) جهت مشاهده توسط مديريت بدون نياز به انتخاب فيلترهاي تهيه گزارش.
-
با توجه به تحت وب بودن سامانه امکان ورود اطلاعات و مشاهده گزارشات خروجي از هر نقطه ميسر خواهد بود و در سازمانهايي که اطلاعات آماري در نقاط جغرافيايي متفاوت توزيع شده است ورود اطلاعات به سادگي از نقاط جغرافيايي متفاوت ميسر خواهد بود.
-
